Commandes et factures

Les commandes

Les bons de commande dématérialisés sont utilisés 

• en application d'un accord-cadre à bons de commande,
• pour contractualiser un achat hors accord-cadre. 

Les bons de commande peuvent être transmis par tous moyens, notamment par mail, avec accusé de réception, mais la signature sous forme manuscrite n'apparaitra plus sur les bons de commande.  

En effet, la dématérialisation est sécurisée par une signature de personnes habilitées via les logiciels de gestion de la Ville, garantissant ainsi l'engagement juridique et financier de la collectivité. En revanche, le nom du signataire et la date de signature sont indiqués sur le document.  

Quelques rappels

• Toutes les prestations soumises à bon de commande nécessitent la réception préalable du bon de commande avant démarrage de la prestation. À défaut, les prestations ne pourront pas être payées.
• Les titulaires réalisent uniquement les prestations commandées au moyen des modèles officiels des bons de commande de la collectivité (exemples téléchargeables ci-dessous).
• Le numéro d'engagement Chorus indiqué sur le bon de commande facilite ensuite le traitement de la facture et son paiement. Il doit donc systématiquement être renseigné lors du dépôt des factures.
• Le bon de commande est l'acte officiel d'acceptation des "devis". Par conséquent, la signature manuscrite des devis est inutile.

Les factures

Toutes les demandes de paiement (factures et mémoires) et leurs pièces justificatives doivent être déposées sur la plateforme Chorus Pro. Cette procédure dématérialisée est obligatoire. Elle concerne toutes les entreprises, y compris les micro-entrepreneurs. 

Les demandes de paiement transmises par un autre mode ne seront pas prises en compte. 
 
Pour assurer un garantir un traitement optimal de vos factures, consultez le mémo sur le dépôt des factures.

Votre facture n'a pas encore été réglée ? 

Tout d'abord, vérifiez l'état de votre facture en vous connectant à l'espace Chorus Pro de votre entreprise. Le plus simple est de solliciter l'assistante virtuelle ClaudIA pour connaître le traitement de votre facture : sélectionnez l'option "Je veux des informations sur une facture ou un virement reçu", puis "Suivi d'une facture" et enfin saisissez le numéro de la facture. L'assistante virtuelle vous indique alors son statut. 

Une facture vous est renvoyée ?  

Après le dépôt de votre facture sur Chorus Pro, elle vous a été renvoyée : 

• rejetée (mauvaises données de facturation),
• recyclée (erreur dans les informations du destinataire),
• suspendue (pièce justificative manquante).

Pour relancer la procédure, consulter le tutoriel d'aide au traitement des factures.

Quels sont les délais de paiement ? 

Le délai global de paiement (DGP) est de 30 jours à partir de la réception de la facture. La date de départ de ce DGP est indiquée dans Chorus (sous réserve de service fait). Cette date varie selon les modalités d'émission de la facture :  

• en mode échange de données informatisé (EDI), c'est la date d'acquittement technique émise par le système d'information du destinataire de la facture,
• en mode service en ligne, c'est la date de notification du courriel adressée au destinataire de la facture. 

En cas de litige, la date de point de départ du DGP est fixé par la date de dépôt de la facture sur Chorus + 2 jours.  

Dans le cas des marchés de travaux, le date de point de départ du DGP est la date de transmission du projet de décompte du fournisseur à la maitrise d'œuvre, ou le décompte général définitif lorsqu'il est remis au pouvoir adjudicateur.